ВОПРОС: Характер моей работы в организации, с которой я состою в трудовых отношениях, таков, что мне приходится часто совершать поездки по городу. При этом я использую личный автомобиль. Каким образом нужно оформить отношения с руководством, чтобы мне компенсировали затраты на бензин?

ОТВЕТ:  Трудовое законодательство предусматривает подобный случай и обеспечивает достаточную гарантию прав работника.

Так, в соответствии со статьей 188 Трудового Кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.

Таким образом, во-первых, работник получает компенсацию, если его работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.

Во-вторых, основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, может являться соответствующее соглашения, заключенное работником и работодателем. Такое соглашение может быть как отдельным документом, так и частью трудового договора.

При этом, в размерах компенсации работнику учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Исполняя данное соглашение, работодатель издает приказ. Для получения компенсации работник представляет в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

При этом необходимо отметить, что суммы указанных компенсаций, полученные работником, в полном размере не должны облагаться налогом на доходы физических лиц на основании п.3 статьи 217 Налогового Кодекса РФ.

Стоить отметить, что указанный выше порядок распространяется и на  иное имущество работника, используемое в производственных целях, например, использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.